Companion 隱私政策

1、關於我們

本 App 由 truley.AI（初意智慧）發行，是提供給已導入 Truley Companion 之組織使用的用戶端。本 App 並非面向一般消費者的服務，必須搭配為您所屬組織營運的 Truley Companion 服務才能使用。

2、登入方式

登入僅支援 Microsoft Entra ID 公司或學校帳戶。本 App 不提供自行註冊功能，帳號一律由您所屬組織的租戶管理員配發。

3、我們蒐集的資料

本 App 僅蒐集錄製會議與呈現逐字稿所必需的資料：

• 麥克風音訊：您進行會議錄音時由裝置麥克風錄製的音訊；螢幕鎖定時錄音可能持續進行。
• Microsoft 帳戶識別資料：您的使用者 ID（object id）、電子郵件地址或 UPN、顯示名稱，以及您的租戶 ID。
• 會議內容與中繼資料：您為臨時會議輸入的會議主題、會議 ID，以及由錄音產生的逐字稿與翻譯。

本 App 不會蒐集的資料：

• 不蒐集廣告或行銷識別碼
• 不內建任何第三方分析或當機回報 SDK
• 不會跨其他 App 或網站進行追蹤

4、我們如何使用資料

資料僅用於提供本 App 本身的功能：

• 將您的會議錄音轉為逐字稿，並即時串流回本 App 顯示。
• 在您使用即時翻譯時，翻譯該逐字稿。
• 為您與您所屬組織產出會議記錄。
• 向您所屬組織的 Truley Companion 服務識別您的身分，並將會議歸屬至正確的帳號。

我們不會將您的資料用於廣告用途、不會追蹤您，也不會出售、出租或交換您的資料。

5、資料流向與部署

• 音訊會以分段方式，連同您的身分識別與會議中繼資料，透過加密連線（HTTPS 與 WSS）上傳至您所屬組織自有的 Truley Companion 後端。
• 該後端為您所屬組織營運，並由該組織自行選擇部署於雲端或地端。
• 即時逐字稿與翻譯亦由該後端串流回傳至本 App。
• 為進行轉錄、翻譯與摘要，該後端會使用第 6 節所述的第三方 AI 服務。

6、第三方 AI 服務

為了產生逐字稿、翻譯與會議記錄，您所屬組織的 Truley Companion 後端會將資料傳送至下列第三方 AI 服務。本 App 本身不會直接呼叫這些服務，您的裝置上也不會執行任何 AI 處理。首次錄音前，本 App 會跳出提示，告知您將傳送哪些資料、傳送給誰，並在您允許後才開始錄音。

• Microsoft Azure AI Speech：接收會議音訊，用於將其轉為逐字稿。
• Microsoft Azure AI Translator：接收逐字稿文字，用於提供即時翻譯。
• Microsoft Azure OpenAI Service：接收逐字稿文字，以及發言者顯示名稱、會議開始時間與時區、所選的報告範本，用於產生會議記錄。
• OpenAI（OpenAI API）：接收與 Azure OpenAI Service 相同的資料、用於相同目的，僅在 Azure OpenAI Service 無法使用時作為備援。

這些服務不會收到會議標題、與會者電子郵件地址或您的登入憑證。

Microsoft 與 OpenAI 僅代表我們處理上述資料，並受資料處理協議（DPA）約束，須提供與本政策所述同等的個人資料保護。它們不會將這些資料用於訓練其模型，也不得將其用於任何其他目的。

7、資料保留

錄音、逐字稿與會議記錄儲存於您所屬組織的 Truley Companion 服務中，其保留期間依該組織所設定的政策與設定值而定。

8、資料分享

您的錄音、逐字稿與身分識別會傳送至您所屬組織自有的 Truley Companion 服務，該服務僅會依第 6 節所述目的，將其分享給該節列出的第三方 AI 服務。本 App 未內建任何第三方分析、當機回報或廣告 SDK，因此不會有資料分享給這類服務商。除下列情形外，我們不會將您的個人資料分享給第三方：

• 取得您的明確同意；
• 法律、主管機關或法律程序要求時；
• 為保護本服務、使用者或公眾之權利與安全而有必要時。

9、您的權利與資料刪除

由於您的帳號屬於您所屬組織的 Microsoft Entra 租戶，本 App 不提供自助刪除帳號。如需查詢或刪除您的資料：

• 請您所屬組織的租戶管理員移除您的 Truley Companion 存取權限；您的錄音與逐字稿將依該組織設定的保留政策一併刪除。
• 或以您的公司電子郵件來信 support@truley.ai，主旨填寫「刪除我的 Truley Companion 資料」。

從裝置移除本 App 只會清除本機資料；已上傳至您所屬組織服務的內容不會因移除 App 而刪除。

10、麥克風權限

本 App 會要求麥克風權限以錄製會議音訊，包含在螢幕鎖定時繼續錄音。您可隨時於裝置的系統設定中撤銷該權限；撤銷後錄音功能將停止運作，其餘功能仍可使用。

11、資料安全

我們採取合理的技術與組織措施，包含加密傳輸與存取控制，以保護您的資料。沒有任何系統能做到絕對安全——請妥善保管您的公司帳號與裝置。

12、兒童隱私

本 App 是提供給組織使用的工作場域工具，並非以兒童為對象。使用者必須持有組織所配發的 Microsoft Entra ID 公司或學校帳戶才能使用，我們也不會在知情的情況下蒐集兒童的資料。

13、政策變更

我們可能不定期更新本政策。最新版本將公告於本頁面，繼續使用本 App 即視為接受更新後的政策。

14、聯絡我們

如對本政策有任何疑問，請聯絡：

support@truley.ai